Email beheer

Kent u dat telefoontje na de email?

“Ik heb je een mail gestuurd. Heb je die al gezien”?

Nee, heb je die vandaag gestuurd?

“Ja tien minuten geleden al.”

Email beheer en email verwachtingen

Misschien heeft u de mail al wel gezien. Terwijl u geconcentreerd bezig was, had die aandachtstrekker rechts onderaan het scherm uw aandacht al getrokken. Altijd die afleiding, maar het toch ook niet kunnen negeren. U had de mail al vluchtig bekeken, maar er waren zoveel andere werkzaamheden die uw aandacht al opeiste. Die mail komt later wel. Of U had hem echt nog niet gezien, U was immers geconcentreerd met belangrijk werk bezig.

Verwachtingen

Hoe mooi zou het zijn wanneer wederzijdse verwachtingen met elkaar overeen kwamen? Wat zou het mooi zijn als u een mailtje stuurt en dat deze binnen een uur beantwoord wordt? Zeg nou zelf, als we een mailtje sturen, dan willen we toch zelf het liefst ook direct antwoord.

Belangrijkheid

Als elk binnenkomend mailtje belangrijk was en alleen door u beantwoord zou moeten of kunnen worden, dan was het misschien nog weer een ander verhaal. De praktijk wijst alleen uit, dat misschien wel de helft ofwel niet belangrijk is of in ieder geval niet door u beantwoord zou hoeven te worden. Hulp met email overname zou hierbij dus voor grote tijdwinst en minder afleiding zorgen!

                                                                                     “Onduidelijk verwachtingen leiden tot tijdsverlies. Altijd.”

Hoe te werk gaan

1. Bepaal hoe snel u reageert op een mail. Heeft u één dag of twee dagen de tijd om te reageren?
2. Start met het verwerken van uw e-mail
3. Heeft u uw mail programma altijd open staan, met die melding rechts onderaan voor elk nieuw bericht? Dat is geen goed idee, want dat leidt enorm af.
4. Elke keer als er zo’n melding komt raakt u (gedeeltelijk) uw concentratie kwijt, en het kost u gemiddeld 20 minuten om die concentratie weer terug te krijgen. Standaard staat u e-mail programma dus uit.
5. Op een moment dat u zelf kiest (1 tot 2 keer per dag is meestal meer dan voldoende.), gaat u, uw e-mail verwerken en start u dus uw e-mail programma.
6. En dan? Hoe zorgt u er dan voor dat u, uw e-mail kunt gaan verwerken zonder stress?

                                      Volg onderstaand stappenplan, tenzij er al teveel op uw “bordje” ligt dan is het tijd om hulp in te schakelen.